Проверка кадрового учета

Проверка кадрового учета — это не формальность, а единственный способ выявить критические ошибки в расчете зарплат, оформлении больничных и кадровых документах до того, как ими заинтересуется Трудовая инспекция или ФНС. В Томске каждый пятый работодатель хотя бы раз сталкивался с доначислениями по страховым взносам и НДФЛ из-за неправильно сформированных табелей или отсутствия подписей в трудовых договорах. Стоимость такого «человеческого фактора» может достигать 40% от фонда оплаты труда. Мы не просто сверяем папки, а выстраиваем систему защиты вашего бизнеса от судебных исков сотрудников и блокировки счетов. Чтобы ошибки в кадровом блоке не переросли в налоговые риски, стоит рассмотреть и полный ведение кадрового учета на аутсорсинге.

• Что такое проверка кадрового учета
• Кому подходит проверка кадрового учета
• Что входит в проверку кадрового учета
• Почему нам доверяют проверку кадрового учета
• Стоимость проверки кадрового учета
• Как мы проводим проверку кадрового учета
• Какие документы вы получите
• Вопросы о проверке кадрового учета

Что такое проверка кадрового учета

Проверка кадрового учета представляет собой глубокий анализ всей документации, связанной с персоналом, на предмет соответствия Трудовому кодексу РФ, ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и требованиям Роструда. В отличие от поверхностной ревизии, которую иногда проводит собственный отдел кадров, экспертная проверка кадрового учета от «Финансового крыла» выявляет системные расхождения между реальным положением дел и данными, отражёнными в СЗВ-М, СЗВ-ТД и 6-НДФЛ.

Услуга необходима компаниям, которые хотят минимизировать риски штрафов до 500 000 рублей за неправильное оформление иностранных работников или нарушение сроков уведомлений. Мы проверяем содержание приказов, графиков отпусков, штатного расписания и локальных нормативных актов. Практика показывает, что в 90% томских организаций есть несоответствия в нумерации трудовых книжек или отсутствуют обязательные согласия на обработку персональных данных. Профессиональная проверка кадрового учета цена которой фиксируется в договоре, окупается за счет предотвращения потерь при визите ГИТ. Часто этот сервис предшествует комплексному бухгалтерский аутсорсинг, обеспечивая чистоту данных на старте сотрудничества.

Кому подходит проверка кадрового учета

• Малый бизнес и ИП с сотрудниками. При найме персонала предприниматели часто игнорируют обязательные стажировки и медосмотры, рискуя получить предписание на устранение нарушений. Лучше заказать проверка кадрового учета до первой жалобы сотрудника в ГИТ.
• Крупный бизнес на ОСНО с численностью более 50 человек. Большой документооборот неизбежно ведет к потерям подлинников, ошибкам в нумерации приказов и «задвоению» записей в трудовых. Проверка кадрового учета в Томск для таких структур — это способ сохранить управляемость штатом.
• Организации с вахтовым методом работы и разъездным характером труда. Сложный график требует детального табельного учета и правильного расчета надбавок, где ошибки приводят к штрафам по ст. 5.27 КоАП РФ.
• Компании, проходящие реорганизацию или смену собственника. Перед сделкой M&A критически важно провести аудит кадрового блока, чтобы не принять на баланс долги по зарплате или скрытые трудовые споры.
• Некоммерческие организации (НКО). Грантовые отчеты требуют строгого соблюдения квот и целевого использования средств фонда оплаты труда, что невозможно без идеального порядка в кадровой документации. Здесь особенно актуальна проверка кадрового учета цена на которую часто закладывается в смету проекта, а также кадровый аудит.

Что входит в проверку кадрового учета

• Экспертиза трудовых договоров и допсоглашений. Проверяем обязательные условия оплаты труда, режим работы и идентификацию подписантов. Отсутствие хотя бы одного существенного условия может обернуться для компании санкциями за фактический допуск к работе без оформления.
• Аудит приказов по личному составу. Сверяем основания, даты и формулировки в приказах о приеме, переводе и увольнении с записями в трудовых книжках и отчетностью ЕФС-1. Выявляем ошибки в сокращении штата, которые часто становятся причиной восстановления сотрудников через суд.
• Анализ штатного расписания. Исключаем «вилочные» оклады и проводим анализ индексации зарплаты согласно ст. 134 ТК РФ. Без индексации при росте МРОТ доначисления неизбежны.
• Сверка табелей учета рабочего времени. Сопоставляем фактические отработанные часы с условиями договора. Выявляем переработки, некомпенсированные в двойном размере, и неучтенные ночные смены, что критично при проверке кадрового учета.
• Контроль графика отпусков. Нарушение графика более чем на две недели или отсутствие утвержденного документа до 17 декабря влечет штраф до 50 000 рублей. Восстанавливаем хронологию и находим пропавшие заявления на перенос отпусков.
• Проверка локальных нормативных актов. Анализируем ПВТР, Положение об оплате труда и защите персданных на соответствие текущей редакции закона. Устаревшие акты равносильны их отсутствию и штрафуются как самостоятельные нарушения.
• Восстановление воинского учета. Сверяем правильность заполнения карточек Т-2, сроки направления сведений в военкоматы Томска и отчеты о приеме/увольнении военнообязанных. Штраф за каждого сокрытого сотрудника достигает 20 000 рублей.
• Анализ просроченных обязательных документов. Фиксируем отсутствие подписей сотрудников в журналах инструктажа, результатах СОУТ и медкнижках. Это самая частая находка при проверке кадрового учета в Томск для производственных предприятий.
• Сверка расчетных листков и трудовых книжек. Устанавливаем факты невыдачи листков, поскольку отсутствие письменного подтверждения состава зарплаты превращает выплату в «серую» со всеми вытекающими рисками по НДФЛ. Интеграция с блоком зарплаты требует последующего восстановление бухгалтерского учета.

Почему нам доверяют проверку кадрового учета

• Аттестованные аудиторы и бухгалтеры. В штате сертифицированные специалисты по кадровому делопроизводству и расчетам с персоналом, знающие практику томских инспекций по труду.
• Опыт 15 лет. С 2009 года компания «Финансовое крыло» провела более 800 результативных кадровых проверок для бизнеса Томска, не допустив ни одного судебного проигрыша клиентов по нашей вине.
• Финансовая ответственность. В договоре зафиксирована материальная ответственность перед клиентом в размере до 5 млн рублей за финансовые потери, возникшие из-за некорректно выявленных или пропущенных нами рисков.
• Нулевая толерантность к штрафам. Все экспертные заключения проходят двойной контроль качества. В 2024 году ни один клиент, прошедший у нас проверку кадрового учета, не получил штрафов по итогам плановых и внезапных проверок ГИТ.
• Комплексная защита. Мы соединяем кадровые метрики с налоговым учетом. Если найден риск в взносах, сразу предлагаем пересчет деклараций по РСВ, что выгодно отличает нас от услуг служб, предлагающих только аудит бухгалтерского учета.

Стоимость проверки кадрового учета

Цена формируется исходя из штатной численности, глубины проверки и состояния документации на момент старта. Ниже приведены базовые ориентиры для Томска, ориентированные на стандартный кадровый документооборот.

Точную стоимость рассчитаем после бесплатного аудита текущего состояния вашего отдела кадров. Проверка кадрового учета цена значительно ниже издержек на суды с сотрудниками и исполнительные сборы. Вы можете оставить заявку на предварительную оценку уже сегодня.

Как мы проводим проверку кадрового учета

1. Заявка и оценка задачи. Вы отправляете информацию о числе сотрудников и периоде проверки, мы фиксируем потребность и готовим предварительное КП.
2. Бесплатная консультация. Встречаемся в офисе или по видеосвязи для уточнения фронта работ. Юрист определяет зоны особого риска, задает вопросы о претензиях сотрудников и инспекций за прошлые периоды.
3. Подписание договора и NDA. Фиксируем объем услуг, сроки и обязательство о финансовой ответственности. Передаем гарантийное письмо для вашего спокойствия.
4. Сбор документации. Запрашиваем первичку через защищённый файловый обмен или производим выемку в офисе в Томске. Начинаем инвентаризацию штатной расстановки.
5. Анализ и выявление нарушений. Кадровые аудиторы детально сопоставляют нормативную базу с фактическим состоянием регистров, фиксируя каждый риск в реестре.
6. Формирование отчета и рекомендаций. Вы получаете таблицу всех найденных отклонений с правовым обоснованием и готовым алгоритмом исправления. При необходимости сразу переходим к постановке бухгалтерского учета с нуля.

Какие документы вы получаете по итогам проверки

Результатом проверки кадрового учета выступает не устный вердикт, а структурированный пакет профессиональных документов, имеющих силу доказательств для надзорных органов:

• Акт выполненных работ с детализацией трудозатрат по каждому участку проверки.
• Итоговый аналитический отчет на 50–100 страницах с описанием методологии и привязкой к пунктам ТК РФ.
• Реестр выявленных нарушений с категоризацией рисков: критические, высокие, средние.
• Дорожная карта исправления. Пошаговый протокол устранения ошибок, прошитый вместе с исправленными образцами приказов и шаблонов.
• Рекомендательные письма для ГИТ о принятых мерах профилактики и устранении записей в трудовых.
• Экспертное заключение о состоянии учета, необходимое для подтверждения добросовестности при экспресс проверка налоговых рисков.

Частые вопросы о проверке кадрового учета

Сколько стоит проверка кадрового учета, если у меня ИП без работников сейчас, но я планирую нанять персонал?

Стоимость будет минимальной, так как проверять «нулевой» кадровый учет не нужно. Мы проведем консультацию по обязательному минимуму документов, разработаем шаблоны и возьмем ИП на бухгалтерское обслуживание ИП и ООО. Цена вопроса — от 10 000 рублей за подготовку пакета.

Какие гарантии вы предоставляете при проверке кадрового учета в Томске?

Основная гарантия — наша профессиональная ответственность на сумму до 5 млн рублей, закрепленная в договоре. Если по вине нашего эксперта инспекция выпишет штраф, который мы не смогли отменить в законном порядке, мы компенсируем его вам из собственных средств. Ни одна другая томская бухгалтерская компания не дает таких финансовых гарантий при кадровом аудите.

В какие сроки вы проверите учет в компании из 15 человек?

Средний срок проведения проверки кадрового учета для компании с численностью до 15 сотрудников составляет 5-7 рабочих дней. Это время включает выезд специалиста, анализ документов, подготовку черновика отчета и согласующую встречу. Экспресс-тариф с выдачей результатов возможен за 72 часа.

Что требуется от нас для начала проверки кадрового учета?

Необходимо предоставить доступ к трудовым книжкам, всей первичной документации по приему и увольнениям, штатному расписанию, табелям, приказам и правилам внутреннего трудового распорядка. Карт-бланш на взаимодействие с вашим текущим бухгалтером приветствуется, так как частая проблема при обыском подходе — рассинхрон данных. Всё остальное, включая подбор законов и арбитражной практики, делаем мы.

Чем ваша услуга отличается от кадрового аудита?

Проверка кадрового учета — это более оперативный и сфокусированный сервис, направленный на поиск конкретных нарушений в оформлении документов. Кадровый аудит — это глобальная оценка эффективности системы управления персоналом, текучести кадров и корпоративных процессов. Мы начинаем с проверки, а при необходимости углубляемся в полноценный главный бухгалтер на аутсорсинге для последующей настройки учета.

Получите бесплатную консультацию по проверке кадрового учета

Закажите проверку кадрового учета сегодня и спите спокойно, зная, что ваши сотрудники правильно оформлены, а Трудовая инспекция не наложит арест на счета. Не ждите внезапной проверки ГИТ или иска от уволенного сотрудника — с «Финансовым крылом» вы всегда на шаг впереди.

Позвоните нам по телефону 8 (800) 600-08-86 или оставьте заявку на сайте, чтобы получить экспресс-консультацию от главного эксперта по кадрам. Для подписчиков канала открыт бесплатный первичный осмотр одного договора. Для комплексной защиты бизнеса мы также готовы подключить ведение кадрового учета и инициативный аудит.

Главный эксперт по бухгалтерскому консалтингу «Финансового крыла», стаж в аудите и бухгалтерском учете 15 лет:

«В практике часто встречаю парадокс: бухгалтерия сдает отчетность с копеечной точностью, а кадровые документы больше напоминают черновики. Проверка кадрового учета — это не поиск виноватых, а предотвращение кассовых разрывов из-за внезапных предписаний. Обращайте внимание на мелочи: если приказ о приеме подписан позже фактического выхода на работу, это прямое нарушение ч. 2 ст. 67 ТК РФ. Даже одна такая ошибка при обжаловании в суде грозит компании проигрышем. Наша задача — жестко регламентировать документооборот и перевести HR-процессы в цифровой легитимный вид, исключающий человеческий фактор».