Ведение кадрового учета

Ведение кадрового учета — это не просто работа с документами, а фундамент законной деятельности любого бизнеса. В Томске каждая четвертая проверка ГИТ заканчивается штрафом именно из-за ошибок в кадровых документах: приказы, трудовые договоры, табели, графики отпусков. За 15 лет работы «Финансовое крыло» оформило более 12 000 сотрудников для 500+ компаний, и ни один наш клиент не получил предписание от инспекции по труду. Передавая кадровый учет профессионалам, вы снижаете риски штрафов до 500 000 рублей за каждое нарушение и освобождаете ресурс для развития бизнеса. Узнайте, как комплексное бухгалтерское обслуживание закрывает и смежные задачи.

• О услуге
• Кому подходит
• Что входит
• Почему мы
• Стоимость
• Как работаем
• Документы
• Вопросы и ответы

Ведение кадрового учета: что это и зачем бизнесу

Кадровый учет — это система фиксации всех трудовых отношений между работодателем и сотрудниками, строго регламентированная Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Постановлением Госкомстата № 1. Речь идет о десятках обязательных документов: от штатного расписания и трудовых договоров до личных карточек Т-2, графиков отпусков и журналов инструктажа. Ошибка в одном реквизите приказа или пропуск срока уведомления об изменении условий труда — и компания попадает под ст. 5.27 КоАП РФ с санкцией до 100 000 рублей для должностного лица и до 200 000 рублей для юридического.

Собственный кадровик в штате обходится томской компании в 60 000 – 90 000 рублей ежемесячно с учетом зарплаты, налогов, отпускных и больничных, а также трат на организацию рабочего места и обучение. При этом один специалист редко владеет всем объемом постоянно меняющегося законодательства: только за прошлый год в ТК РФ внесли 12 поправок, затрагивающих порядок приема на работу, учета рабочего времени и охраны труда. Кадровый аутсорсинг позволяет получить команду экспертов за 30–50% от стоимости штатного специалиста. Для растущих компаний рекомендуем заранее пройти кадровый аудит, чтобы выявить проблемные зоны до передачи дел.

Кому подходит кадровый аутсорсинг

• ООО на общей системе налогообложения со штатом от 5 сотрудников, где важно синхронизировать кадровые данные с расчетом зарплаты и налоговой базой по прибыли.
• ИП с наемными работниками, совмещающие функции управленца и исполнителя: оформление приема, увольнения, больничных листов передается специалистам, а предприниматель фокусируется на доходе.
• Производственные и строительные компании в Томске, для которых критичен учет вредных условий труда, медосмотров, допусков и спецодежды по профессиональным стандартам.
• IT-компании и digital-агентства, практикующие удаленную и гибридную занятость: оформление дистанционных работников, учет рабочего времени, командировки по всей РФ.
• Некоммерческие организации и бюджетные учреждения, где особые требования к отчетности, квотированию рабочих мест и целевому использованию средств ФОТ.
• Компании с иностранными сотрудниками: миграционный учет, уведомления МВД, разрешения на работу, визовые режимы — за ошибки аннулируют патенты и депортируют персонал.

Если в штате более 15 человек, кадровый аутсорсинг сочетается с услугой главный бухгалтер на аутсорсинге, что полностью закрывает финансовый и кадровый блок.

Что входит в ведение кадрового учета

• Разработка и актуализация локальных нормативных актов — правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных. Все документы проходят правовую экспертизу на соответствие ТК РФ.
• Оформление приема, перевода и увольнения сотрудников — подготовка трудовых договоров (срочных и бессрочных), приказов по формам Т-1, Т-5, Т-8, должностных инструкций, согласий на обработку данных. Исключаем риски признания договора гражданско-правовым через правильные формулировки.
• Учет рабочего времени и расчет заработной платы — табели Т-12 и Т-13 с учетом ночных, сверхурочных, работы в выходные дни. Начисление зарплаты, отпускных, больничных за счет ФСС, удержания по исполнительным листам.
• График отпусков и его соблюдение — ежегодное составление графика до 15 декабря, контроль предоставления отпусков не реже одного раза в два года, уведомления сотрудников за две недели, переносы по заявлениям.
• Оформление командировок и авансовых отчетов — приказы Т-9, командировочные удостоверения, служебные задания. Помогаем собирать документы для подтверждения расходов при взаимодействии с сопровождением ВЭД и валютным контролем для зарубежных поездок.
• Воинский учет — постановка и снятие с учета военнообязанных, сверка с военкоматами Томска и Томской области, сдача отчетности по формам Ф-6, Ф-18, Ф-11. Штраф за неведение — до 50 000 рублей за каждого неучтенного сотрудника.
• Взаимодействие с Государственной инспекцией труда и прокуратурой — подготовка пояснений и документов по запросам, сопровождение при проверках, урегулирование трудовых споров в досудебном порядке.
• Составление штатного расписания — форма Т-3 с должностями, окладами, надбавками и компенсациями. Согласуем с реальной оргструктурой компании и бюджетом ФОТ на квартал.
• Ведение личных дел и карточек Т-2 — фиксация всех кадровых событий от приема до увольнения, запись о награждениях, повышении квалификации, аттестации.
• Сдача отчетности в СФР и Росстат — ежемесячная форма ЕФС-1 (подразделы 1.1 и 1.2), персонифицированные сведения о физических лицах, статистическая форма П-4. Параллельно вашу бухгалтерскую отчетность готовит подготовка бухгалтерской и налоговой отчетности.

Дополнительно проводим регулярную проверку кадрового учета для клиентов, которые хотят точечного аудита перед плановой инспекцией.

Почему выбирают «Финансовое крыло» в Томске

• 15 лет практики в кадровом учете и трудовом праве — начали работу в 2009 году, когда электронные трудовые книжки еще не существовали, а отчетность принимали на дискетах. Знаем эволюцию законодательства и логику проверяющих.
• Финансовая ответственность до 5 000 000 рублей — профессиональный страховой полис покрывает убытки клиента, если штраф наложен по нашей вине. За всю историю компании страховых случаев не зафиксировано.
• 87% клиентов переходят на налоговый мониторинг — автоматический обмен данными с ФНС снижает количество запросов и камеральных проверок, что подтверждает качество документации. После наведения порядка с кадрами рекомендуем аудит учетной политики для синхронизации налогового и кадрового учета.
• Команда из 8 аттестованных специалистов — каждый имеет диплом о высшем профильном образовании (кадровый менеджмент, трудовое право, бухгалтерский учет) и сертификат ИПБ России. Средний стаж по команде — 11 лет.
• Ноль штрафов от ГИТ за всю историю — более 200 проверок клиентов прошли без предписаний благодаря перекрестной экспертизе документов до сдачи в контролирующие органы.
• Конфиденциальность на уровне банковского сектора — персональные данные сотрудников хранятся на серверах в дата-центре уровня Tier III с шифрованием AES-256. Подписываем двустороннее соглашение о неразглашении.

Стоимость ведения кадрового учета в Томске

Точную сумму заказа ведение кадрового учета определяем после аудита текущего состояния документов и оценки объема работ. Для новых компаний предлагаем комплексный тариф, включающий постановку бухгалтерского учета с нуля.

Как мы начинаем работать

1. Вы оставляете заявку на сайте или звоните по номеру 8 (800) 600-08-86 — менеджер фиксирует данные компании: организационно-правовую форму, численность штата, специфику деятельности, текущие проблемы.
2. Проводим экспресс-диагностику кадровой документации — в течение одного рабочего дня анализируем минимум 5 ключевых документов, выявляем критические несоответствия, оцениваем риски штрафов.
3. Формируем коммерческое предложение и согласовываем договор — прописываем перечень операций, периодичность отчетов, уровни эскалации проблем, сроки реагирования. Согласование занимает до двух рабочих дней.
4. Передаем дела по акту приема-передачи — закрепленный куратор выезжает в офис клиента в Томске, проводит опись всех документов, выявляет отсутствующие обязательные формы. Параллельно рекомендуем правовой аудит учредительных документов для проверки полномочий подписантов.
5. Восстанавливаем пропущенные документы и запускаем текущий учет — за 5–10 рабочих дней приводим в порядок приказы, трудовые книжки, табели. С этого момента каждый кадровый шаг согласовываем до исполнения.
6. Ежемесячно предоставляем отчет о проделанной работе — клиент получает дашборд с количеством обработанных документов, зафиксированных событий и статусом сдачи отчетности. Ежеквартально проводим очный созвон с разбором сложных кейсов.

Какие документы вы получаете по итогам месяца

• Акт сдачи-приемки оказанных услуг — детализированный перечень выполненных операций для бухгалтерии и подтверждения расходов по налогу на прибыль.
• Копии всех приказов и дополнительных соглашений — заверенные электронной подписью, хранятся в защищенном облаке с разграничением прав доступа.
• Табель учета рабочего времени — расчет зарплаты на основе фактически отработанного времени, ночных смен, сверхурочных, выходных и праздничных дней.
• Реестр сданных отчетов в СФР и Росстат — с квитанциями о приеме для подтверждения своевременной сдачи и отсутствия претензий от контролирующих органов.
• График отпусков на следующий календарный год — предоставляем до 10 декабря с памяткой для руководителя по ключевым датам и предпочтениям сотрудников.
• Карточки справок 2-НДФЛ и выписок из приказов — пригодятся сотрудникам для оформления кредитов, виз и социальных пособий; готовим за один рабочий день по запросу.

Архив документов хранится минимум 5 лет после завершения договора, что соответствует сроку исковой давности по трудовым спорам и требованиям восстановления бухгалтерского учета в случае утраты первички.

Часто задаваемые вопросы

1. Сколько стоит заказать ведение кадрового учета для ИП без сотрудников? — Если ИП не имеет наемных работников, кадровый учет в полном объеме не требуется. Однако мы помогаем оформить трудовые отношения с единственным учредителем-директором, если это предусмотрено уставом. Стоимость консультации и разовой подготовки пакета документов — от 5 000 рублей.
2. Какие гарантии, что ГИТ не оштрафует? — Наша профессиональная ответственность застрахована на 5 млн рублей. Если штраф выписан по нашей вине (доказано заключением трудового юриста), страховая компания компенсирует сумму. За 15 лет таких прецедентов не случалось.
3. За какой срок восстановите учет, если кадровик уволился и оставил архив в беспорядке? — Стандартно — 2–3 недели для компании со штатом до 50 человек при условии, что сотрудники находятся на рабочих местах и доступны для опроса. Проводим инвентаризацию документов совместно с услугами аудита основных средств и инвентаризации, если требуется параллельно навести порядок в материальном учете.
4. Что потребуется от нас для начала работы? — Учредительные документы, доступ к ЭДО, список сотрудников с паспортными данными и СНИЛС, информация о должностях с датами приема и окладами. Всё можно передать через защищенный канал в формате сканов, личное присутствие не обязательно.
5. Вы консультируете при спорах с сотрудниками перед увольнением? — Да, это часть сопровождения. Трудовой юрист оценивает риски, проверяет соблюдение процедуры увольнения, помогает формулировать основание по ТК РФ, чтобы минимизировать вероятность восстановления через суд. При необходимости подключаем судебные споры с налоговой и контрагентами, если конфликт затрагивает материальную ответственность.

Начните работать с профессионалами сегодня

Каждый день промедления с наведением порядка в кадровых документах повышает риск штрафа при внезапной проверке ГИТ или трудового спора с бывшим сотрудником. Мы предлагаем экспресс-диагностику текущего состояния кадрового учета за 2 часа с подробным отчетом о нарушениях и рекомендациями по их устранению — бесплатно при заключении договора на сопровождение. Звоните по телефону 8 (800) 600-08-86 или оставьте заявку на обратный звонок. Параллельно с кадрами можно заказать консультации по бухгалтерскому и налоговому учету, чтобы закрыть все финансовые вопросы бизнеса в одном окне. Для плановой подготовки к обязательной проверке оставьте запрос на обязательный аудит бухгалтерской отчетности.

Главный бухгалтер «Финансового крыла», стаж 15 лет:

«Кадровый учет — та сфера, где иллюзия порядка разрушается при первом же запросе инспектора. За 2023 год мы пересмотрели документы 47 томских компаний и в 92% выявили расхождения между штатным расписанием и фактическими должностями, а это прямое нарушение ст. 15 ТК РФ с риском доначисления НДФЛ и взносов за три года. Правило, которое мы внедряем всем клиентам: ежемесячная сверка кадровых приказов с банковской выпиской по зарплате и регистрами бухгалтерского учета. Только перекрестный контроль трёх массивов данных — кадрового, зарплатного и налогового — дает уверенность в периметр безопасности бизнеса перед лицом трудовой инспекции и прокуратуры.»